As fundações privadas devem prestar contas anualmente de suas atividades aos Ministérios Públicos Estaduais em que estão situadas, nos termos do art. 66 da Lei N° 10.406/2002 (Código Civil).

O Sistema de Cadastro e Prestação de Contas (SICAP) é o instrumento de coleta e sistematização de dados e informações utilizado pelo Ministério Público de Minas Gerais (MPMG), em parceria com a Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas (FIPE), no exercício do velamento das fundações privadas. O sistema permite a análise das informações apresentadas pelas entidades e a elaboração de parecer técnico-contábil pela Controladoria do CAOTS, de forma a subsidiar o órgão velador na emissão de Atestado de Regularidade de Contas.

Além da prestação de contas, o SICAP possibilita a atualização anual dos dados cadastrais da fundação. Essas informações são preenchidas pelas entidades no próprio sistema, juntamente com a prestação de contas, permitindo ao Ministério Público manter atualizados os dados necessários ao exercício do velamento.

1. Como prestar contas

A instituição deverá prestar contas do exercício anterior ao Ministério Público do Estado de Minas Gerais, até o dia 30 de setembro do ano subsequente, por meio do SICAP.

O sistema deverá ser baixado diretamente do site da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas  (FUNDATA), www.fundata.org.br, devendo a instituição utilizar sempre a versão mais atualizada do programa disponível para download.

Após o preenchimento da prestação de contas, a instituição deverá realizar a gravação dos dados, seguindo as orientações constantes do Manual do SICAP. Ao realizar esse procedimento, será gerado o arquivo da prestação de contas, com extensão .dpc, além do Protocolo e da Carta de Representação da Administração.

A instituição deverá conferir se o número constante no Protocolo e na Carta de Representação corresponde aos últimos seis dígitos do arquivo .dpc gerado pelo SICAP.

Observação: o SICAP não realiza a transmissão da prestação de contas de forma on-line. Após a gravação, o arquivo .dpc, o Protocolo e a Carta de Representação, além dos arquivos mencionados no item 2 deverão ser encaminhados ao Ministério Público, conforme as orientações estabelecidas para a apresentação da prestação de contas de cada comarca.


2. Como entregar a prestação de contas

A entidade fundacional deverá encaminhar à promotoria de Justiça de sua comarca os documentos que compõem a prestação de contas, devidamente identificados com o nome da instituição e o respectivo número de CNPJ. Deverão ser apresentados os seguintes documentos:

• Documentos em formato .PDF:
  - Relatório circunstanciado de atividades (Anexo SICAP);
  - Atas e pareceres dos órgãos internos de fiscalização, conforme o estatuto (Anexo SICAP);
  - Demonstrações contábeis conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade para entidades sem fins lucrativos (Anexo SICAP ou Processo SEI);
  - Livros diário e razão, ou cópia de segurança da ECD (arquivo .txt do SPED contábil);
  - Relatório de auditoria das demonstrações contábeis, se houver (Anexo SICAP);
  - Recibo de entrega da ECD do SPED (Anexo SICAP);
  - Certificado de regularidade do FGTS (Anexo Processo SEI);
  - Certidão negativa ou positiva de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da União (Anexo Processo SEI);
  - Conciliações e extratos bancários referentes ao encerramento do exercício - 31/12 - (Anexo Processo SEI).
   
• Documentos em formato .TXT: 
  - Arquivo da Escrituração Contábil Digital (ECD) do SPED (Anexo Processo SEI – formato .zip).
   
• Outros documentos:
  - Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Caso não esteja mais disponível devido ao eSocial, pode ser substituída por relatório do sistema de folha de pagamento, com nome, função, data de admissão e salário dos colaboradores.
  - Arquivo do SICAP com extensão .dpc, contendo a prestação de contas do ano base 2024 (Anexo Processo SEI – formato .zip).

Observação: Caso a instituição opte pela entrega física da Prestação de Contas diretamente na Promotoria de Justiça, deverá apresentar duas vias do Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual (Protocolo). Uma das vias ficará retida no Ministério Público do Estado de Minas Gerais, enquanto a outra deverá ser protocolizada e devolvida à instituição, servindo como comprovante da entrega da Prestação de Contas.

3. Prazo de Entrega

Nos termos do art. 33 da Resolução PGJ nº 10/2025, as fundações deverão elaborar sua escrituração e seus demonstrativos contábeis em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade e encaminhar ao Ministério Público a prestação de contas do exercício financeiro findo até o dia 30 de setembro do ano subsequente.

A eventual necessidade de prorrogação desse prazo deverá ser previamente justificada pela fundação e submetida à análise da promotoria de Justiça responsável pelo velamento da respectiva instituição.

4. Retificação da Prestação de Contas

Havendo necessidade de retificação ou complementação das informações apresentadas na prestação de contas, a instituição deverá realizar o procedimento diretamente no SICAP, observando as seguintes orientações:

• Ao acessar o SICAP, selecionar a opção “Abrir Prestação de Contas” e, em seguida, selecionar a prestação de contas que se deseja retificar.
• Realizar as alterações ou complementações necessárias e, posteriormente, seguir os procedimentos descritos no item “Como gravar uma prestação de contas”.
• Quando o sistema questionar se a prestação de contas é retificadora, selecionar a opção “Sim”. Após a gravação, serão gerados novamente o arquivo da prestação de contas, a Carta de Representação da Administração e o Recibo de Entrega (Protocolo).
• Após a elaboração da prestação de contas retificadora, deverão ser observados os mesmos procedimentos descritos no item “Como entregar a prestação de contas”.

Prazo para retificação: nos termos do art. 36, §1º, da Resolução PGJ nº 10/2025, quando houver necessidade de retificação ou de esclarecimentos, a Fundação deverá cumprir as diligências apontadas no relatório contábil no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias, admitida prorrogação mediante justificativa fundamentada.

O não cumprimento das diligências no prazo estabelecido, sem a devida prorrogação, implicará a apreciação das contas no estado em que se encontrarem.

Ressalta-se, ainda, que, conforme o §3º do art. 36 da Resolução PGJ nº 10/2025, as contas poderão ser rejeitadas ou aprovadas com ressalvas caso as falhas ou inconsistências não sejam sanadas após a segunda retificação.

5. Dúvidas ou Problemas (Suporte Técnico)

• Prestação de contas: orientações quanto ao preenchimento da prestação de contas podem ser obtidas na Controladoria do CAOTS pelo telefone (31) 3768-1642 ou pelo e-mail caotscontrola@mpmg.mp.br.

• SICAP: orientações sobre a instalação e informações gerais acerca do programa podem ser obtidas no site www.fundata.org.br ou pelo e-mail suporte@fundata.org.br.